視頻會議系統允許好幾組不同地方的人參加同一個會議或討論，互相能夠看到對方全方位的活動圖像，清楚地聽到對方所說的話，感覺就像在一起。用這種方式，視頻會議創造了這樣一個環境：更快地下決策，更加強大的團隊工作、想法、知識，鼓勵能從一個同事傳向另外一個同事。還有一個更為顯著的優點就是不用出差。
隨著市場經濟和信息化社會的發展，一方面國際交流日趨廣泛，國際競爭日趨激烈，商業活動的各個方面日趨全球化，參與國際競爭，跨國經營已成為大企業的發展方向。另一方面是辦公網絡化、個人化的要求越來越高，隨時隨地需要與集團或他人交流。這些特點要求將信息通過網絡連接到世界各個角落，提供方便、快捷、豐富多彩的通信手段。而視頻會議系統就是適應這種需求的產品，它把傳統會議面對面交流的自然感帶給了用戶，可以在與同事、客戶進行面對面交流的同時，共享文件、圖形、圖表，甚至存在于PC中的應用程序。因此，用戶能更為迅速、準確地把握決策機會，使更多的人加入到重要決策當中，并形成一個更加開放、更加協作的工作環境。因而視頻會議自然而然地成為集團及個人共享信息資源的重要方式，近年來迅速發展。
視頻會議系統
為了讓視頻會議更好地完成，達到預想的效果，就需要做相應的調試工作，主要包括如下幾個方面：
1.網絡的調試。視頻會議是建立在網絡信息化技術的基礎上，為此，在進行視頻會議之前，需要對網絡進行調試。具體來說，主要是對如下幾個方面進行調試：其一，網絡協議的選擇，為了進行視頻會議，需要對音視頻的協議進行設置，一般來說，要講音頻協議設置為HTTP，視頻協議設置為UDP。其二，網絡測試，為了保障視頻會議的正常運行，需要利用系統進行網絡測試，對傳輸方式進行檢查，對存在網絡延時的聲音時間進行顯示，并且以毫秒為單位來計算。其三，軟件關閉，計算機中若是存在迅雷、PPS的話，會使得網絡變慢，為此，在進行視頻會議之前應該予以關閉，若是關閉周哦，還是存在延遲的話，則應該對路由器進行重啟，具體的做法就是關閉電源15分鐘后再打開，之后再對網絡狀態進行確認。
2 設備的檢查。視頻會議需要依托相應的視頻、音頻設備，只有保持設備良好的工作狀態，才能正常地進行視頻會議。具體的調試包括麥克風的效果、攝像頭清晰度等，只有確保這些設備的工作狀態，才能保障視頻會議的質量和效果。若是與上次視頻會議相隔不久，設備的設置和調試剛完成不久，則不需要進行反復的調試。
3 視域的調整。進行視頻會議應該保證設備視頻設備能夠將全部的與會人員都集中到畫面里面，最好應仰視的角度來進行攝像，一般來說以純色背景為基礎，對逆光的環境要規避，若是視頻會議的場所比較昏暗的話，可以適當打開日光燈來增加亮度，這樣才能保持一個良好的視頻畫面，創設一個良好的會議環境。
4 終端的同步。當對本地的視頻終端進行調試之后，需要與其他視頻終端進行必要的測試，看雙方的視頻狀態是不是理想，只有雙方能夠達到同步，才能更好地進行視頻會議。
2 視頻會議常見問題
在視頻會議之前需要進行必要的調試，以確保整個終端、設備、人員、環境等方面的狀態，來保障視頻會議的正常進行，然而在視頻會議中常常會出現一些突發問題，為了保障會議的持續性，當遇到這樣的情況的時候，需要采取有效地應急措施來予以解決，從而使視頻會議的目標能夠實現。具體來說，視頻會議常出現的問題包括如下幾個方面：
2.1 公共網絡無法運行。一般來說，1Mbps的網速才能運行高清視頻通信，而軟件視頻會議的進行以往被認為是不可能的，然而當前的網絡環境得到了很好地改善，現在的帶寬完全可以達到這個水平，因為人們所顧慮的實際上已經不再是問題。而且現在的很多視頻會議產品在信息包損失恢復上有著很好地處理機制，此外Qos網絡還能對一些關鍵業務的應用程序予以解決，從而達到理想的效果。
2.2 不能顯示視頻會議。當發生這個問題的時候，首先需要做的就是對端口的狀態進行檢查，看其是否打開;其次，若是系統的聲音可以傳輸的話，則需要將其及時處理正常;其三，確實聲音正常之后，就需要對視頻相關的設備、連接等進行重新的檢查。
2.3 服務器連接故障。在實際的視頻會議中，很多用戶在完成MCUIP的施入之后，卻未能正常的建立連接狀態，得不到服務器的相應，出現這類問題，用戶首先要對自身的網絡狀態進行檢查，確保網絡通常。在此基礎上需要做好如下方面的檢查：其一，是否正常啟動MCU;其二，檢查MCU的IP地址;其三，是否適用代理服務器，若是適用，則需要相應的賬號和密碼;其四，防火墻的檢查，是否將相應的開放端口打開。此外，還需要注意的一點就是如果采用的是內網地址的話，需要檢查好路由器的映射狀態。
2.4 會議圖像采集延遲。會議的圖像也是視頻會議一個十分重要的方面，而在實際的視頻會議中常常會出現本地圖像無法采集、視頻延遲等問題，這些都影響了視頻圖像的質量。一般來說，本地圖像無法采集的問題，用戶要從三個層次來進行故障的排查：其一，攝像頭的連接問題，視頻無法采集本地圖像很多都是因為操作人員疏忽，沒有檢查好攝像頭的連接狀態，從而產生的圖像問題;其二，程序的占用，若是在應用系統的時候被其他程序占用，則視頻就無法完成本地圖像的采集，為此，需要對桌面的軟件終端應用進行檢查，以確保系統的應用環境。其三，視頻輸入設備的選擇問題，有些安裝人員在輸入設備的選擇上出現了忽視，為此難以成像。以往這三個方面是造成本地圖像無法采集的常見原因，解決好這幾個方面至關重要。而視頻延遲的問題，是大家對視頻會議存在的一個偏見，實際上高清視頻的延遲比移動電話還有段，只是現在很多視頻會議系統的幀速率的提供上不能達到很好地效果，為此就對移動處理、視頻質量產生了一些不便。
2.5 會議突然斷開。在視頻會議的進行中很容易會出現斷電斷網的狀況，從而迫使視頻會議斷開，為此在進行系統研發的時候，應該完善自動容錯技術，使用戶能夠登錄其他的服務器重新進入會議，若是缺乏可選的服務器的話，則相應的按鈕顯示為灰色。
2.6 會議的嘯叫問題。嘯叫問題是實際視頻會議中比較常見的一個問題，造成嘯叫問題的主要原因就是話筒和音箱的擺位不正。為了解決這個問題，就需要采取如下措施：其一，在音箱的覆蓋范圍內盡量不放置麥克風，若是存在特殊情況的話，需要將音箱的角度進行略微的矯正，使其不會對麥克風產生很大的影響;其二，對現場進行精心的布置，為了更好地保障視頻會議的效果，需要做好現場布置工作，首先要在音箱后墻設置較大的幕布，以此來進行吸聲，其次，要在高處架設音箱，且與墻壁保持一定的距離，這樣就能有效地減少嘯叫問題;其三，音效設備的調試，為了更好地保證視頻會議的質量，需要對音效設備進行必要的調試，其中均衡器的調節是一個關鍵點，做好這項工作能夠將聲音的反射降到最低，此外還需要對調音臺進行必要的參量均衡工作，以此來對反饋點進行確定，使反饋得到一定的衰減。其四，解決主要反饋問題，反饋對視頻會議有很大的影響，其不但會影響視頻音箱，對相應的設備也會造成很大的影響，為此需要對此加強重視。
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